KI-Telefonassistent · Voicebot
KI-Telefonassistent & Voicebot
für Ihr Unternehmen
Ein Voicebot nimmt Anrufe an, wenn in Ihrem Betrieb gerade niemand kann: Er versteht das Anliegen, beantwortet Standardfragen, vergibt Termine und stellt Dringendes an Ihr Team durch. Wir entwickeln KI-Telefonassistenten für Handwerk, Werkstätten, Fachhandel, Dienstleister und Praxen – vom Einzelbetrieb bis zum Mittelständler mit mehreren Standorten.
Wo ein KI-Telefonassistent entlastet
Ein Voicebot hilft dort, wo das Telefon klingelt, während alle mit etwas anderem beschäftigt sind – und wo sich viele Anrufe um dieselben Fragen drehen.
Handwerk & Bau
Wer auf dem Gerüst steht, geht nicht ans Telefon. Der Assistent nimmt Anfragen auf, fragt Ort, Gewerk und Dringlichkeit ab, schlägt Besichtigungstermine vor und schickt Ihnen eine Zusammenfassung aufs Handy.
Kfz-Werkstatt: Telefon in der Halle
Terminanfragen für Reifenwechsel oder Inspektion, „Ist mein Auto fertig?“, Rückrufwünsche: Der Assistent fragt Kennzeichen und Anliegen ab, bucht Standardtermine und sammelt Rückrufe, statt jemanden von der Hebebühne zu holen.
Fachhandel
Öffnungszeiten, Abholung, Beratungstermine in der Ausstellung: Der Assistent beantwortet Standardfragen und leitet Fachfragen an den richtigen Ansprechpartner weiter. Warenbestände nennt er nur, wenn Ihr Warenwirtschaftssystem eine Schnittstelle bietet.
Dienstleister
Salon, Studio, Fahrschule oder Reinigungsdienst: Termine buchen, verschieben und absagen, während Sie beim Kunden sind – so, wie wir es in unserem eigenen Produkt booqX umgesetzt haben.
Arztpraxen & MVZ
Terminwünsche, Rezept- und Überweisungsanfragen, Fragen zu Sprechzeiten. Medizinische Einschätzungen gibt der Assistent nicht; bei Notfällen verweist er auf 112 und den ärztlichen Bereitschaftsdienst 116 117.
Kleine Betriebe
Auch im Ein-Personen-Betrieb kann ein schlanker Assistent sinnvoll sein: Er nimmt Anliegen auf, wenn Sie nicht können, und schickt Ihnen eine Zusammenfassung – ganz ohne Kalender- oder Softwareanbindung.
Leistungsbausteine Ihres Telefonassistenten
Ein Voicebot ist mehr als eine Stimme. Damit er im Alltag funktioniert, gehören diese Bausteine dazu – welche Sie brauchen, hängt von Ihren Anrufen ab.
Gesprächsleitfaden & Wissen
Begrüßung, Rückfragen und Antworten aus Ihren Unterlagen: Leistungen, Öffnungszeiten, Anfahrt, Abläufe. Der Assistent sagt nur, was dort steht.
Rufnummer & Weiterleitung
Ihre Nummer bleibt. Je nach Telefonanlage gehen alle Anrufe, nur die bei Besetzt, nach einigen Klingeltönen oder außerhalb der Öffnungszeiten an den Assistenten.
Kalenderanbindung
Freie Zeiten prüfen, Termine eintragen, verschieben und absagen – in Google Kalender, Microsoft 365 oder Ihrer Branchensoftware, sofern sie eine Schnittstelle hat.
Übergabe an Menschen
Feste Regeln, wann der Assistent durchstellt: bei Notfällen, bei wichtigen Kunden, auf Wunsch des Anrufers oder wenn er nicht weiterweiß.
Zusammenfassung & Rückrufliste
Nach jedem Gespräch eine kurze Notiz per E-Mail, SMS oder im CRM: wer angerufen hat, worum es geht, wie dringend es ist und was als Nächstes zu tun ist.
Stimme & Sprachen
Eine natürliche Stimme, die zu Ihrem Betrieb passt, und eine Begrüßung mit KI-Hinweis. Weitere Sprachen, wenn Ihre Anrufer sie brauchen – vorher mit Testanrufen geprüft.
Datenschutz
Auftragsverarbeitungsverträge, klare Speicherfristen, Aufnahmen nur mit Einwilligung und KI-Anbieter, die zu Ihren Daten passen.
Testphase mit echten Anrufen
Vor dem Start rufen Sie und Ihr Team selbst an und versuchen, den Assistenten aus dem Konzept zu bringen. Was hakt, wird nachgeschärft.
Betrieb & Pflege
Nach dem Start ergänzen wir fehlende Antworten und passen Regeln an, wenn sich Leistungen, Öffnungszeiten oder Abläufe ändern.
KI-Anrufbeantworter statt Mailbox
Eine Mailbox nimmt Nachrichten auf – und hinterlässt Arbeit: zurückrufen, nachfragen, Termine abstimmen. Ein KI-Anrufbeantworter erledigt das gleich im ersten Gespräch. Er meldet sich in Ihrem Namen, versteht, worum es geht, und handelt: Termin buchen, Frage beantworten, Rückruf einplanen oder dringend an Ihr Team durchstellen.
Hinter dem Begriff KI-Telefonie steckt dieselbe Technik: Spracherkennung, ein Sprachmodell, das Ihr Unternehmenswissen kennt, und eine natürliche Stimme. Angebunden an Kalender und Software, wird aus dem Anrufbeantworter ein Telefonassistent, der auch außerhalb der Öffnungszeiten erreichbar ist.
- Nimmt Anrufe an – auch abends, am Wochenende und wenn alle Leitungen belegt sind
- Bucht, verschiebt und storniert Termine direkt im Kalender, wenn er angebunden ist
- Beantwortet häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Leistungen und Abläufen
- Leitet dringende Anliegen nach Ihren Regeln an einen Menschen weiter
- Übergibt Ihrem Team eine Zusammenfassung des Gesprächs
Wann sich ein Voicebot lohnt – und wann nicht
Ein KI-Telefonassistent lohnt sich, wenn viele Anrufe nach demselben Muster ablaufen: Termin vereinbaren, Öffnungszeiten erfragen, Stand eines Auftrags nachfragen, Rückruf wünschen. Je klarer diese Anliegen heute schon sind, desto zuverlässiger übernimmt sie die KI.
Weniger geeignet ist er für Gespräche, die Erfahrung und Fingerspitzengefühl brauchen: eine Reklamation, eine Preisverhandlung, die Beratung zu einer größeren Anschaffung, ein verärgerter Stammkunde. Hier ist die beste Aufgabe des Assistenten, das Anliegen sauber aufzunehmen und schnell an den richtigen Menschen weiterzugeben.
Auch technisch gibt es Grenzen, die wir offen ansprechen: Spracherkennung tut sich mit starkem Dialekt, Baustellenlärm oder schlechter Mobilfunkverbindung schwerer. Namen, Straßen und Kennzeichen lässt der Assistent deshalb buchstabieren oder bestätigen. Und manche Anrufer möchten grundsätzlich nicht mit einer KI sprechen – für sie gibt es immer den Weg zu einem Menschen oder zur Nachricht.
Ein Voicebot ersetzt außerdem keine Organisation. Stehen Termine heute auf Zetteln, muss zuerst geklärt werden, wo der Assistent freie Zeiten nachsehen kann. Oft ist der erste Schritt deshalb ein digitaler Kalender oder eine Online-Terminbuchung auf der Website – der Telefonassistent baut darauf auf.
Wie das in einzelnen Branchen aussieht, zeigen wir auf den Seiten für Handwerk & Bau, Kfz-Werkstätten, Fachhandel, Dienstleister und Arztpraxen. Speziell für Praxen erklärt unser Ratgeber Voicebot für Arztpraxen, worauf es bei Patientenanrufen ankommt.
So entsteht Ihr KI-Telefonassistent
Anrufe verstehen
Im Erstgespräch klären wir, welche Anrufe heute ankommen, zu welchen Zeiten und welche davon der Assistent übernehmen soll.
Leitfaden & Regeln
Sie erhalten Gesprächsleitfaden und Weiterleitungsregeln zur Abstimmung, bevor etwas live geht.
Aufbau & Testanrufe
Wir richten Rufnummer, Stimme, Wissen und Anbindungen ein und testen mit Ihrem Team echte Gesprächsverläufe.
Start & Nachschärfen
Erst mit enger Begleitung, dann im Regelbetrieb. Lücken in den Antworten schließen wir laufend.
Was kostet ein KI-Telefonassistent?
Die Kosten bestehen aus zwei Teilen: der einmaligen Einrichtung und dem laufenden Betrieb. Die Einrichtung umfasst Gesprächsleitfaden, Wissensbasis, Anbindungen und die Testphase. Im Betrieb fallen Kosten für Telefonie, Spracherkennung, Sprachausgabe und das KI-Modell an – sie hängen vor allem davon ab, wie viele Gesprächsminuten der Assistent führt.
Die größten Kostentreiber bei der Einrichtung sind die Zahl der Anliegen, die der Assistent selbst erledigen soll, die Anbindung an Kalender, CRM oder Branchensoftware und die Weiterleitungsregeln für mehrere Personen oder Standorte. Eine Standard-Schnittstelle ist schnell angebunden; eine ältere Praxis- oder Werkstattsoftware ohne Schnittstelle unter Umständen gar nicht. Jede zusätzliche Sprache bedeutet zusätzlichen Testaufwand.
Ein schlanker KI-Anrufbeantworter, der Anliegen aufnimmt und zusammenfasst, ist deshalb deutlich weniger aufwendig als ein Assistent, der Termine in mehreren Kalendern bucht. Nach dem kostenlosen Erstgespräch erhalten Sie ein schriftliches Angebot nach Aufwand für die Einrichtung und eine nachvollziehbare Aufstellung der laufenden Kosten.
Ob sich das rechnet, entscheidet keine Durchschnittszahl, sondern Ihre Lage: Wie viele Anrufe landen heute auf der Mailbox oder gar nicht? Wie viel Zeit kostet das Zurückrufen? Diese Fragen gehen wir im Erstgespräch mit Ihren eigenen Zahlen durch.
Häufige Fragen
Passt dazu
Handwerk & Bau
Anrufe vom Gerüst, Angebote am Abend: was Digitalisierung im Handwerksbetrieb abnimmt.
Kfz-Werkstatt
Terminbuchung, Statusmeldungen und Telefonassistent für Werkstatt und Autohaus.
Arztpraxen & MVZ
Telefonannahme, Termine und Rezeptanfragen in der Praxis automatisieren.
Ratgeber: Voicebot für Arztpraxen
Worauf es bei Patientenanrufen, Datenschutz und Praxissoftware ankommt.
KI-Chatbot
Dasselbe Prinzip schriftlich: Fragen auf Website und WhatsApp beantworten.
KI-Agenten
Wenn die KI nach dem Anruf weiterarbeiten soll – Angebot, Auftrag, Ablage.
Welche Anrufe soll Ihr Assistent übernehmen?
Erzählen Sie uns im kostenlosen Erstgespräch, welche Anrufe bei Ihnen heute liegen bleiben. Sie erhalten danach eine ehrliche Einschätzung, ob sich ein KI-Telefonassistent lohnt, und ein individuelles Angebot für die Einrichtung.